Gestion d’un régime d’assurance collective : conseils pour les administrateurs

 

La gestion d’un régime d’assurance collective peut sembler compliquée et intimidante. Entre les subtilités des clauses contractuelles, les règles administratives de l’assureur, les exigences légales, la confidentialité des données sensibles, et les particularités de votre entreprise, il est crucial de naviguer avec prudence dans cet environnement complexe. La recherche de réponses simples à des questions en apparence élémentaires révèle souvent des nuances importantes. La maison des fous dans Astérix, ça vous dit quelque chose? Ou la fameuse phrase : ce n’est pas mon département! Ça dépend de votre contrat! On doit valider avant de vous répondre…

Bref, il est important d’être correctement accompagné pour bien comprendre vos enjeux et aller au-delà de vos questionnements! Une vision globale de votre situation permet d’anticiper toutes les avenues et conséquences. Votre assureur vous soutiendra et épaulera sur son site administratif en fonction de votre contrat, mais il est crucial que votre courtier et son équipe vous guident et veillent à vos intérêts. Ils seront en mesure de bien analyser la situation et vous revenir avec des réponses vulgarisées et concrètes.  Un accompagnement bienveillant et à l’écoute est la première règle du succès de l’administration de votre régime.

Bien entendu, il y aura toujours des questions et des problématiques. Quels sont les principales failles ou pièges à éviter ? Pour vous guider, voici quelques exemples d’erreurs fréquentes mais évitables:

Employés retardataires

Les employés considérés retardataires par l’assureur vous exposent comme employeur au risque. Un nouvel employé admissible doit être inscrit dans les 31 jours de son admissibilité. Dans le cas contraire, seule la garantie maladie sera automatiquement accordée, tandis que pour les autres garanties, il devra fournir des preuves de bonne santé. Il est crucial d’éviter que quelqu’un perde l’accès à sa couverture en raison d’un simple retard administratif. Prévenir cette situation est toujours préférable. Une fois que la déclaration de santé est soumise à l’assureur, elle ne peut être effacée.

Non-respect des délais prescrits

Outre l’admissibilité, des délais sont également prévus pour les demandes de modifications, telles que les changements de protection, la soumission de réclamations ou la cessation d’emploi d’un employé. Il n’est pas rare, lors de la validation des factures clients, de découvrir des employés qui ne travaillent plus dans l’entreprise. Cela expose à un risque de réclamations qui n’auraient pas dû impacter votre dossier, à des facturations erronées et à un refus de correction rétroactive de la part de l’assureur, invoquant votre responsabilité de bien gérer votre dossier.

Exactitude des salaires

Mettez à jour les salaires des employés auprès de l’assureur à chaque changement. En cas de réclamation pour invalidité ou de décès, le montant des prestations dépend généralement du salaire déclaré. Un salaire non mis à jour peut entraîner des paiements insuffisants aux bénéficiaires. N’oubliez pas non plus de fournir le formulaire de preuves d’assurabilités pour ceux qui atteignent les maximums. Il est de votre responsabilité de bien informer vos employés sur leurs couvertures et les montants auxquels ils pourraient avoir droit.

Déclaration de statut

Votre contrat prévoit la couverture d’employé effectivement au travail et le maintien ou non des protections en cas d’absence. Il est important de bien comprendre les différentes situations et d’informer l’assureur du bon statut. Ce n’est pas parce que vous avez maintenu actif une protection d’assurance collective en ne déclarant pas l’absence de votre employé qu’il recevra des prestations automatiquement. Vous avez la responsabilité de gérer selon les clauses de votre contrat. Si ce dernier ne prévoit aucun maintien de garanties dans le cadre d’une mise à pied temporaire par exemple, vous ne pouvez maintenir l’employé sur le régime. Le simple paiement de la prime ne fait pas de lui un employé admissible à des prestations.

65 ans

Soyez alerte lorsqu’un employé atteint 65 ans et qu’il est toujours à l’emploi. Il y aura des changements dans ses couvertures. L’assureur ne vous avisera pas nécessairement, les changements se feront dans les systèmes d’administration et de facturation automatiquement. Votre employé recevra une lettre de la RAMQ quelques mois avant son anniversaire et il devra confirmer sa couverture médicament. Votre régime prévoit les choix disponibles pour lui, l’employé devrait valider avec vous avant de répondre. Bien souvent, une surprime importante s’appliquera s’il veut demeurer dans le régime pour ses médicaments.

Finalement, assurez-vous que votre police responsabilité inclut une clause pour la responsabilité civile des administrateurs d’avantages sociaux. Les avantages sociaux des employés peuvent être compliqués, chez Pinc nous sommes là pour vous aider et faciliter la gestion de votre régime. Nous croyons en la force du nombre et au partage d’expériences. Nous vous soutiendrons toujours avec sincérité et transparence, car c’est ainsi que nous souhaitons avoir un impact positif sur les entreprises et les personnes.