07 Mar L’assurance collective est-elle obligatoire pour tous vos salariés?

Il est temps pour Martin, votre nouvelle recrue, d’adhérer au régime d’assurance collective. Martin vous évite à ce sujet, il ne veut pas compléter et signer sa fiche d’adhésion. Il vous dit être assuré avec sa conjointe et qu’il a tout ce qui lui faut. Pas la peine de déduire un montant sur sa paie, il préfère ne pas être assuré… Cette situation vous dit quelque chose? Est-ce que Martin peut faire ce choix?

Au Québec, les contrats d’assurance collective sont à participation 100% obligatoire.

Pourquoi au Québec? Principalement grâce à la Loi sur l’assurance médicaments qui indique que tout individu qui a accès à un régime d’assurance collective via son employeur ou l’employeur du conjoint, a l’obligation légale d’y adhérer¹. De plus, depuis le 1er janvier 2007, la Loi sur l’assurance médicaments oblige les employeurs à prélever une prime directement sur sa paie à tout employé admissible, à moins qu’il prouve être assuré ailleurs. L’employeur a donc une responsabilité en ce sens et devrait faire des contrôles périodiques, minimalement une fois par année.

De cette obligation légale, s’additionne l’obligation contractuelle.

Les régimes émis au Québec énoncent clairement que tout employé qui répond aux conditions d’admissibilité, doit être inscrit. Comme conditions on retrouve, entre autres, le délai d’admissibilité qui est déterminé par l’employeur et qui peut être variable d’une classe à l’autre.

De plus, l’employé doit généralement travailler de façon permanente et à temps plein selon un minimum d’heures par semaine spécifié.

Bien que les conditions puissent être modifiées au contrat, une fois établies, tous doivent s’y conformer.

Comme le contrat d’assurance collective est un contrat d’adhésion, il est de la responsabilité de l’employeur d’en diffuser le caractère obligatoire à ses employés via un document, comme le contrat de travail.

Et si votre nouvelle recrue persiste et vous offre de signer une renonciation d’adhésion au régime? Devriez-vous en rédiger une?

Mauvaise idée… Devant un juge, c’est l’employeur qui doit connaitre les conditions du contrat pour lequel il s’engage et il engage ses employés. Comme c’est un contrat d’adhésion, il doit protéger ses employés et le fardeau de la preuve lui revient. Est-ce que l’employé comprenait a 100 % les conséquences de son geste et tous les impacts avant de signer?

Contrat individuel de travail

La gestion efficace des ressources humaines et des avantages sociaux recommande la rédaction d’un contrat entre l’employeur et son employé sur ses principales conditions de travail. Il s’agit d’une occasion unique de déterminer, entre autres, la catégorie d’emploi d’un employé et de préciser l’adhésion obligatoire au régime d’assurance collective comme condition d’emploi.  Pour des questions sur la rédaction d’un tel contrat, nous vous référons au site de la CNESST :

Contrat de travail | CNESST (gouv.qc.ca) où vous pourrez également trouver un modèle à adapter à votre réalité dc200-989-2-contrattravail.pdf | CNESST

Obligations administratives de l’employeur

Finalement, est-ce qu’il y a des conséquences à ne pas faire adhérer un participant? Imaginez que votre employé décède ou qu’il tombe invalide, qui versera des prestations? Gardez en tête qu’il y a eu des cas concrets dans le passé. Par exemple, la Cour du Québec a condamné un employeur à verser une somme importante à titre d’indemnité au fils d’un employé, à la suite d’une erreur de la part de l’administrateur qui n’a pas inscrit l’employé au régime dans les délais prescrits requis par le contrat d’assurance. Vous êtes donc exposé comme employeur, car vous avez la responsabilité de bien administrer votre contrat.

Heureusement, il existe une protection pour votre entreprise qui vous permettra de dormir sur vos deux oreilles. Elle se retrouve dans votre police d’assurance générale commerciale (immeuble, feu, vol, …) sous forme d’avenant au contrat, intitulé « Responsabilité civile des administrateurs de régimes d’avantages sociaux ». Validez dès maintenant auprès de votre courtier d’assurance générale pour vous assurer que votre protection soit la plus adéquate possible.

En conclusion, il est très important pour vos employés admissibles d’adhérer à votre contrat d’assurance collective.  Ce n’est pas un choix personnel mais une condition d’emploi. Chez Pinc. collectif, nous serons toujours là pour vous épauler et vous guider dans les situations délicates, c’est notre rôle!

Références :

1. Loi sur l’assurance médicaments III Art. 15.1